Wer sein Produkt nicht optimal verpackt, kann solche und noch schlimmere Schäden erleben. Foto: Horstendahl
Waren kommen normalerweise verpackt beim Kunden an. Die wenigsten denken jedoch darüber nach, dass Verpackung auch Geld kostet. Dabei verschwenden viele Unternehmen schon so manchen Euro, bevor das Produkt überhaupt eingepackt ist. Denn genau wie das Produkt selbst will auch die Verpackung gut geplant sein.
„Grundsätzlich sind Verpackungen C-Artikel, sie haben an sich keinen Wert für das Kerngeschäft“, sagt Verpackungsspezialist Michael Horstendahl. Er beschäftigt sich seit mittlerweile 30 Jahren mit dem Thema und erlebt es häufig, dass in den Firmen seit Jahrzehnten Geld zum Fenster hinausgeworfen wird. „Die meisten wissen gar nicht, dass etwas falsch läuft“, ist Horstendahl überzeugt. „Alle meinen immer, es ginge nur darum, Verpackungsmaterial günstig einzukaufen“, fährt er fort. „Aber das ist nur ein Teil der Wahrheit. Denn neben dem Material, das natürlich auch das richtige sein sollte, ist Verpacken ein mehr oder weniger komplexer Prozess. Und den kann man gut oder weniger gut organisieren.“
Und das passiert oft gar nicht oder ohne die Kosten, die beim Verpackungsprozess anfallen, wirklich zu kalkulieren. „Natürlich muss man auch Material zu günstigen Konditionen einkaufen“, so Horstendahl weiter. „Aber was hilft das denn, wenn dann die falsche Qualität gewählt wird und dadurch doppelt so viel verbraucht wird. Das ist dann am Ende teurer als das von vornherein hochwertigere Produkt.“
Intensiv mit dem Prozess auseinandersetzen
Nicht nur deshalb lohnt es sich laut Horstendahl, sich mit dem gesamten Verpackungsprozess intensiv auseinanderzusetzen. Und das ist viel mehr als einfaches Einwickeln. Die erste Frage ist die, ob man Standardmaterial verwenden kann oder will, oder ob man es noch bedrucken oder anders veredeln muss. Das geschieht in der Regel, bevor es an den Kunden geliefert wird. Selbst hierbei sollte man berücksichtigen, dass zum Beispiel komplexe Kartons, die bereits aufgebaut sind, viel Platz im Lieferwagen brauchen. Und das kostet bares Geld.
Und das sind nicht die einzigen Überlegungen, die Profis vor dem Einkauf von Verpackungen anstellen. Michael Horstendahl berät mit seiner Firma Packman Unternehmen dabei, wie sie ihren Verpackungsprozess richtig, sicher und kostensparend organisieren. Er schaut sich dafür zunächst an, was im Unternehmen passiert. „Manchmal verbringe ich einen ganzen Tag damit, verschiedenen Leuten bei ihrer Arbeit über die Schulter zu schauen. Nur so erfahre ich, was wirklich in den Firmen passiert“, erklärt er seine Arbeit. Er prüft auch, wie und wo Verpackungsmaterialien im Unternehmen gelagert werden und ob man dabei etwas anders oder besser machen könnte.
Verpackungen können Liquidität beeinflussen
Er weist darauf hin, dass die wenigsten darüber nachdenken, dass ein Zuviel an vorproduzierten Verpackungen die Liquidität von Unternehmen negativ beeinflussen können. „Manchmal wird ein riesiger Berg an Material gekauft, weil man es für kostengünstiger hält. Und dann liegt das jahrelang als gebundenes Kapital und braucht Platz, der an anderer Stelle dringend benötigt wird. Da kann es dann durchaus Sinn machen, die Verpackung bei seinem Lieferanten zu lagern und von dort nach und nach abzurufen. Das spart dann eine Menge Platz, der für die eigenen Waren zur Verfügung steht.“
Damit ist klar, dass vor dem Einkauf auch eine gute Bedarfsplanung stehen sollte. Denn wer seine Verpackung für die nächsten fünf Jahre im voraus kauft, hat schon den ersten Fehler begangen. Für den sicheren Transport zum Kunden ist die richtige Transportverpackung Pflicht. Sie sollte weder zu groß noch zu klein sein und natürlich das Produkt optimal schützen. Im Idealfall sieht sie auch noch gut aus. Wer empfindliche Güter wie zum Beispiel Karosserieteile oder Radlager transportieren will, kommt nicht umhin, sich vorab Gedanken über eine geeignete Verpackung zu machen. Sonst ist das Teil kaputt, noch bevor es den Kunden erreicht. Aber auch, wenn größere Mengen von Produkten zusammen auf die Reise gehen, lohnt es sich, zu schauen, wie sie sinnvoll, sicher und kostengünstig verpackt werden können.
Wenn die Mitarbeiter an der Verpackungsstation sich der Wichtigkeit ihrer Aufgabe bewusst sind, ist schon viel gewonnen. Foto: Horstendahl
Mitarbeiter ins Boot holen
„Ich sehe oft, dass Mitarbeiter in Versandabteilungen riesige Mengen von Klebeband verbrauchen, weil sie die falsche Qualität benutzen oder schlicht nicht wissen, wie man einen Karton richtig zuklebt“, erläutert Horstendahl. Er hat festgestellt, dass in vielen Betrieben wenig Wert darauf gelegt wird, die Mitarbeiter beim Verpackungsprozess mit ins Boot zu holen. „Wenn die wissen, was sie tun, ist das oft die halbe Miete“, meint er.
Die Erklärung dafür ist einfach. Klebt das Klebeband nicht gut am Karton, wird einfach mehr verwendet. Dabei sollte es normalerweise ausreichen, wenn ein Karton nur an den offenen Seiten verklebt wird. Oft genug verwenden die Beschäftigten in der Versandabteilung aber mehrere Meter Klebeband für ein einziges Paket. Und das kann sich am Ende des Jahres zu einem ganz schönen Posten im Budget der Verpackungen auswachsen.
Horstendahl plädiert deshalb dafür, die Mitarbeiter im Verpackungsbereich gut zu schulen. Denn sie leisten zweierlei: erstens haben sie in der Hand, wie viel Material tatsächlich verbraucht wird. Und zweitens sorgen sie dafür, dass die Ware heil beim Kunden ankommt. Sie beugen damit auch teuren und aufwändigen Reklamationen vor. Allein schon deshalb lohnt es sich, das Augenmerk auf diese oft wenig beachtete Mitarbeitergruppe zu lenken.
„Wenn Mitarbeiter in der Verpackungsabteilung wenig oder gar nicht motiviert sind, kann das eine riesige Menge von absolut unnötigen Reklamationen zur Folge haben“, so der Verpackungsexperte. „Wenn sie aber merken, dass ihre Arbeit wichtig für das Unternehmen ist und sie dafür sorgen, dass die Kunden auch zufrieden sind, kann das enorme Erfolge für das ganze Unternehmen bedeuten. Schließlich sind sie diejenigen, die die Ware als letzte im Betrieb in die Hand bekommen.“
Ein weiterer wichtiger Aspekt: kurze Wege. Oft genug müssen Mitarbeiter am Packtisch ihr Material an ganz unterschiedlichen Stationen zusammensuchen. Dabei legen sie nicht selten einige Kilometer am Tag zurück. Deshalb lohnt es sich, genau zu schauen, was sie wann wofür brauchen und genau nach diesen Bedürfnissen den Arbeitsplatz vorausschauend einzurichten. Das schont die Mitarbeiter und kann auch eine Menge Zeit sparen.
Nicht unnötig bestellen
Aber nicht nur die Mitarbeiter, die täglich mit der Verpackung umgehen, sind ein wichtiger Faktor für die Kosten, die beim Verpacken entstehen. Auch diejenigen, die für die Disposition und Bestellung zuständig sind, können unbemerkt Kosten verursachen. Denn wenn sie unnötig viele Bestellvorgänge auslösen oder bei vielen verschiedenen Lieferanten kleinste Mengen einkaufen, können Kosten entstehen, die sich leicht einsparen lassen.
Entscheidend bei der Planung des gesamten Verpackungsprozesses ist es, alle beteiligten Abteilungen zu untersuchen und auch die Zusammenhänge im Auge zu behalten. Das Problem in vielen Firmen ist aber, dass diese Zusammenhänge selten bekannt sind und auch kein Verpackungsexperte im Unternehmen zu finden ist. Genau dann tritt der Berater Horstendahl auf den Plan. Sein Honorar verursacht übrigens keine zusätzlichen Kosten. Er berechnet es schlicht danach, wie viel Geld eingespart werden konnte. Und das ist in den meisten Fällen eine ganze Menge.
Verpackungsspezialist Michael Horstendahl zeigt Firmen, wie sie ihren Verpackungsprozess verbessern können. Foto: Horstendahl
Verpackungsspezialist Michael Horstendahl
Der Verpackungsberater kennt sich mit allen relevanten Schritten im Verpackungsprozess aus. Das bedeutet mehr, als sich nur mit den Materialien und ihrer Verarbeitung auszukennen. Er kennt auch all diejenigen Stellen in Unternehmen, die nur mittelbar mit der Verpackung zu tun haben und sieht den Verpackungsprozess in allen seinen Facetten. Er analysiert alle Abläufe, die mit der Verpackung zu tun haben und entwickelt daraus ein Konzept für den richtigen Umgang damit im Unternehmen.
